Как ведется учет пломб

В случаях, когда на объекте обязательно должна быть строгая учетность, всегда устанавливаются специальные пломбы. Обычно это сейфы, хранилища, помещения строгой секретности, а также грузы, перевозка которых осуществляется в больших размерах (в контейнерах). После закупки они обязательно без промедлений отправляют на ответственное хранение. Отвечает за это уполномоченное лицо, назначенное руководителем предприятия. Эта мера необходима для того, чтобы третьи лица не могли воспользоваться пломбирующими устройствами и материалом в своих целях, что будет считаться незаконным (учет должен быть строгим, а доступ ограниченным, чтобы не было возможности вскрыть пломбу, нарушить целостность вещей, а после запломбировать новым материалом). Хранятся пломбы в специальном хранилище вместе с пломбираторами для пластиковых и металлических пломб. Материал и инструмент надлежит строгому учету.

Как организуется учет пломб

Обязательно должен вестись журнал, в котором необходимо указывать номера пломб и прочих устройств, что были применены при отправке груза. Для этой цели, как правило, используют обыкновенную счетную книгу с картонной обложкой. Есть и еще один журнал. В нем фиксируются пломбы (их номера) прибывших грузов. Учет производится путем сравнения данных. Журналы должны быть зарегистрированы в регламенте предприятия и их обязан утвердить руководитель компании собственноручно.

Что указывается в журнале отправки грузов

Если перевозкой груза занято третье лицо, это обязательно следует зафиксировать в накладной. В самом журнале отправки указывается:

• дата и время пломбирования;
• персональные данные экспедитора;
• номер машины (другого транспортного средства), что перевозит груз;
• персональные данные человека, ставившего пломбу;
• куда груз направляется;
• номер и логотип пломбиратора.

Второй этап – учет материала на поставленном грузе

Уполномоченное лицо должно внести в журнал получения груза необходимую информацию. Еще до начала принятия товара следует зафиксировать в журнале логотип, номер пломбиратора. В том случае, когда были обнаружены на пломбах повреждения, говорящие о несанкционированном вскрытии, это обязательно фиксируется в журнале. Рекомендуется при этом делать фотографии, чтобы иметь доказательства. В дальнейшем на экспертизу отправляются все подтверждающие факт взлома документы.

Прежде чем снимать пломбу, необходимо:

• материал абсолютно соответствует установленной норме, заявленной в документах: тот же цвет, размер, нет механических повреждений, отсутствуют следы химического либо автоматического воздействия;
• удостовериться в том, что номер и логотип пломбиратора соответствуют тем, что были заявлены изначально в сопроводительном листе.

Если все в порядке, ничто не вызвало у уполномоченного лица ни малейшего подозрения, разрешается снимать пломбу. Процесс обязательно фиксируется в соответствующем журнале, где указывается точная дата и время работы.